 Документооборот Lotus Notes
Почему именно Lotus Notes?
Системы документооборота на базе Lotus Notes используются по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Почему именно Lotus Notes выбирается в качестве платформы для автоматизации документооборота? Мы видим для этого несколько причин:
1. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами.
2. В Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.
3. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.
4. Сервер Lotus Domino включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер.
5. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.
Автоматизация делопроизводства
Мы предлагаем систему классического документооборота для автоматизации делопроизводства. Данная система позволяет работать со следующими видами документов:
- Входящие и исходящие документы;
- Распоряжения и Приказы;
- Служебные записки;
- Заявления;
- Протоколы;
- Письма.
В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».
Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов.
Кадровый документооборот
Кроме всего прочего, мы можем предложить систему для автоматизации кадрового документооборота. Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:
- Открытие вакансии;
- Прием сотрудника;
- Окончание испытательного срока;
- Изменение оклада;
- Обучение;
- Перевод на другую должность либо в другое подразделение;
- Увольнение;
- Премирование и штрафы;
Дополнительно система позволяет автоматизировать работу учебного центра: вести учебный календарь, формировать группы в удобном интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.
Мы экономим ваше время и деньги
Автоматизация документооборота значительно сокращает сроки согласования документов по очевидным причинам:
1. Электронный документооборот позволяет согласовывать документы параллельно, как будто один документ отправляется на стол сразу нескольким руководителям одновременно.
2. Не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому – экономим время на пересылке документов.
3. Не нужно распечатывать толстые пачки документов – все документы хранятся в электронном виде, распечатываются только те документы, которые необходимы для соблюдения законодательства.
Мы можем автоматизировать согласование документов любого вида (например, наладить согласование договоров либо финансовый документооборот). Позвоните нам по телефону +7 (985) 787 33 40 и договоритесь о бесплатной презентации наших решений на базе Lotus Notes.
| 
